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辦公用品難管理?OA系統幫你解決

2019-12-03 14:31:26
  辦公用品模塊是辦公自動化系統的重要組成部分,它不僅實現了對辦公用品的出入庫和庫存盤點進行規范化管理,還進一步實現了對辦公用品的采購、入庫、領用、分配等細節進行流程化管理。為了更貼合實際使用,在應用上進行了人性化的設計,實現領用人無需查詢庫存直接描述需求的模糊領用方式。對于同一企業在不同省市有多處辦公場所也做了處理,既能支持統一采購統一發放,又能支持劃區采購自行管理的不同管理模式。抓好辦公用品管理,可以進一步助力現代組織實現精細化管理。

辦公用品難管理?OA系統幫你解決

  企業辦公用品管理主要存在的現象和問題是:

  采購無法管控

  用品管理員提出的采購清單不清楚,采購人員隨意采購,價格、質量無法管控。

  領用時方才發現庫存不足

  對庫存的盤點只是為了盤點而盤點,對于每種物品的實際使用數量只憑經驗提出采購。直接導致的后果是,要么大量剩余無用物品,堆積在倉庫中占用倉儲面積并過度花費;要么當出現大批領用時無物可領,對工作產生極不好的影響。

  過度領用

  用品的領用靠與用品管理員或領導“關系好”,自行到倉庫中“挑選”好東西,對日常能夠用到的物品多領多用,導致企業大量不必要的開支。

  華天動力協同OA系統辦公用品管理有如下優勢:

  1. 與線下管理的一致性

  辦公用品管理包括物品采購、入庫、領用、分配使用人、盤點等使用功能。對每一件辦公用品都可以記錄其購入、入賬、領用、分配的詳細信息。與線下管理流程一致,不會因為系統的上線而出現管理的分歧。

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  2. 庫存盤點

  管理員能夠進行庫存盤點,當庫存數量與實際庫存不符時,可以手工修改庫存,保存后會生成盤點日志。

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  3. 領用便捷

  普通用戶不需要查看庫存,只要描述出需要的物品即可。

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  4. 分類管理

  可以對用品進行分類管理,將辦公用品、勞保用品、一次性用品、招待品等分類管理。

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  5. 分區管理

  辦公用品可以按區域進行管理,辦公用品根據區域的劃分,各區域人員只可領取自己區域的辦公用品,滿足了異地辦公的管理需求。

  華天動力協同OA系統辦公用品管理不僅有如上功能,還可與其他模塊很好的聯動起來,為協同辦公起到事半功倍的效果。

  1. 與審批功能聯動

  辦公用品的采購、領用都可以啟用審批流程實現業務。若需要審批流程,可根據實際需求創建審批流程并分配對應權限。在審批流程中能夠直接增加用品管理員的操作,在經過該節點時,用品管理員能夠進行實際物品分配,審批通過后被分配的物品庫存會直接減少。

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  擴展功能:能夠根據客戶的要求做相關單據的定制,確保與客戶的實際業務需求相符。

  2. 與人力資源模塊聯動

  員工填寫離職申請單或者人力資源對員工進行離職操作時,系統會檢查該員工未處理事項,其中包括該員工已經領用的辦公用品。相關負責人能夠檢查并收回重要物品后該員工才能夠正常離職。

  華天動力協同OA系統辦公用品管理對企事業單位有非常多的好處。第一、能幫助企事業單位建章立制,明確職責,企事業單位通過建章立制來規范辦公用品的管理,明確財務、采購和具體使用者在辦公用品領用過程中各自的職責,把責任落實到個人。實現“以制度管事”、“有章可循”。第二、節約成本,采之能用,辦公用品的采購繁瑣、項目多,零散的辦公用品采購頻率高,有一個規范的管理系統,可達到精確管理的效果。以庫存管理為例,在采購、領用、發放等流程中,都能夠實施有效管理,節約成本。

  OA系統:http://www.mfjro.club/
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